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Aufbewahrungspflicht und Verfahrensdokumentation Ausgabe 4/2017

Aufbewahrungspflicht und Verfahrensdokumentation

Immer wieder werden Unternehmer mit den Themen „Corpo­rate Governance“ und „Compliance“, in letzter Zeit vor allem auch mit dem Thema „Tax Compliance“ konfrontiert. Dabei hat man das Gefühl, dass die Grundsätze der Unterneh­mensführung eher bürokratischer werden, als dass Bürokra­tie abgebaut wird. Im Fokus stehen vor allem auch immer wieder Fragen der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen und seit kurzem insbesondere auch die Frage der Verfahrensdo­kumentation nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzu­griff (GoBD)“.

 

Für welche Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht?

Nach dem Steuerrecht sind sämtliche Bücher und Aufzeich­nungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Be­deutung sind, das sind insbesondere folgende:

  1. Bücher und Aufzeichnungen
  2. Inventare
  3. Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  4. Lageberichte
  5. Eröffnungsbilanzen
  6. die zu Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Ar­beitsanweisungen und sonstigen Organisationsun­terlagen
  7. Buchungsbelege
  8. Unterlagen nach Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
  9. empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  10. Wiedergaben der abgesendeten Handels- oder Ge­schäftsbriefe
  11. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

In der Praxis kommt es dabei immer wieder zu Abgrenzungs-und Einordnungsproblemen, da z.B. nicht jeder Brief ein Ge­schäftsbrief ist. Ein Geschäfts- oder Handelsbrief liegt vor, wenn die Korrespondenz der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Wurde hingegen auf Grund der Korrespondenz kein Geschäft abge­schlossen, z.B. ein vom Kunden nicht angenommenes An­gebot über ein Fahrzeug, dann liegt kein Handels-, bzw. Ge­schäftsbrief vor und somit besteht auch keine Aufbewah­rungspflicht.

 

Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen?

Steuerrechtlich und handelsrechtlich gibt es die 10-jährge und die 6-jährige Aufbewahrungsfrist.

Die oben unter den Nummern 1. bis 8. aufgeführten Unterla­gen, also insbesondere Handelsbücher, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre aufzubewahren.

Handels- und Geschäftsbriefe und die sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Num­mern 9. bis 11.), sind 6 Jahre aufzubewahren.

Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Schluss des Ka­lenderjahres, in dem z.B. das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden, der Buchungsbeleg entstanden ist oder Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde. In Ausnahmefällen kann es auch zu einer Verlängerung der Frist kommen, wenn die Festset­zungsfrist für eine Steuer noch nicht abgelaufen ist.

 

Beispiel 1:

Der Jahresabschluss 2005 wurde im März 2006 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2006 und dauert 10 Jahre. Somit endet die Aufbe­wahrungsfrist am 31.12.2016. Der Jahresabschluss 2006 kann somit ab dem 01.01.2017 vernichtet werden.

 

Beispiel 2:

Einen Geschäftsbrief, der zum Abschluss eines Fahrzeugge­schäfts führte, hat der Steuerpflichtige im September 2010 empfangen, somit beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12.2010 und dauert 6 Jahre. Ende der Aufbewahrungsfrist ist der 31.12.2016. Folglich können in 2017 alle Geschäfts­briefe aus dem Jahr 2010 und früher entsorgt werden.

 

In welcher Form sind die Unterlagen aufzubewahren?

Auf Grund der fortschreitenden Digitalisierung stellt sich, auch gerade für mittlere und kleinere Betriebe immer häufi­ger die Frage, in welcher Form, sprich in Papierform oder di­gital die Unterlagen aufzubewahren sind.

Dabei schreibt das Gesetz vor, dass Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege, wenn diese eine amtliche Urkunde darstellen, im Original aufbewahrt werden müssen.

Alle anderen Unterlagen können als Widergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Die Finanzverwaltung hat in einem 38-seitigen Schreiben (GoBD) unter anderem festgehalten, wie sie sich die Aufbe­wahrung von elektronischen Unterlagen vorstellt. Dabei ist die Kernaussage, dass alle aufbewahrungspflichtigen Unter­lagen (z.B. digitale Belege) systematisch, vollständig, zeitge­recht und geordnet abzulegen und unverändert aufzubewah­ren sind.

Zudem verlangt die Finanzverwaltung eine Verfahrensdoku­mentation, also eine Organisationsanweisung, wie die elekt­ronische Archivierung erfolgen soll und wer dafür verantwort­lich ist. Dabei besteht die Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwen­derdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Eine Muster-Verfahrens­dokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbe­wahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbe­lege der Bundessteuerberaterkammer und des deutschen Steuerberaterverbandes finden Sie auf der Homepage des deutschen Steuerberaterverbandes unter (www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps). Bei Anwendung der Mus­ter-Verfahrensdokumentation können Papierbelege ver­nichtet werden. Auch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaft­liche Verwaltung stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung, die sich in vielen Punkten mit der obigen Muster-Verfahrensdokumentation überschneidet und beim Punkt des Ersetzenden Scannen von Papierbelegen auf die obige Dokumentation explizit verweist. Zudem kann auf bei­den Homepages auch auf eine Word-Version zugegriffen wer­den, um eine individuelle Verfahrensdokumentation für das Unternehmen auszuarbeiten. Es ist aber zu beachten, dass aus jeder Verfahrensdokumentation der Inhalt, Aufbau, Ab­lauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens voll­ständig und schlüssig  ersichtlich sein muss.

 

Folgen eines Verstoßes gegen die Aufbewahrungspflichten?

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten ist gleichzu­setzen mit einer Verletzung der Buchführungspflichten. Da­her sind die Finanzbehörden dazu berechtigt, die Buchhal­tung zu verwerfen und die Besteuerungsgrundlage zu schät­zen. Und das kann teuer werden und sogar steuerstrafrecht­liche Konsequenzen nach sich ziehen.

Maximilian Appelt
  Rechtsanwalt
 Steuerberater

 

Kurzfassung:

1. Unterlagen, wie z.B. Bücher, Inventare, Eröffnungsbilan­zen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sind 10 Jahre aufzubewahren, während Geschäfts- und Handelsbriefe nur 6 Jahre aufzubewahren sind.

2. Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind im Original aufzubewahren, während alle anderen Unterlagen auch elektronisch archiviert werden können, wobei auf eine ge­naue Verfahrensdo­kumentation zu achten ist.

3. Bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten liegt keine ordnungsgemäße Buchhaltung vor und die Finanzbehörden können die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

 

Kommentar:

Ob Kassenrichtlinie, die Umsetzung des Gesetzes gegen Manipulation an Kassensystemen oder die Verfahrensdoku­mentation, die steuerlichen Verpflichtungen und die daraus resultierenden Kosten, die die Unternehmer zu tragen haben, werden nicht weniger. Und dann gibt es noch Auswüchse, die nicht immer nachvollziehbar sind. Erhält jetzt z.B. ein Unternehmer elektronische Kontoauszüge, druckt diese aus, bewahrt die Ausdrucke 10 Jahre auf, löscht jedoch das digi­tale Dokument, dann verstößt er gegen die Aufbewahrungs­pflicht. Und damit liegt auch keine ordnungsgemäße Buch­führung vor. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszuges dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt. Bü­rokratieabbau wird von der Politik stoisch propagiert, umge­setzt wird er aber nicht.

Barbara Lux-Krönig
 Wirtschaftsprüfer
   Steuerberater

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